Support

De helpdesk is bereikbaar via  support@zorginfo.com . Indien je een vraag hebt over een rolstoel(indicatie) moet je het poolnummer van de voorziening en de AGB-code waaronder de voorziening wordt aangevraagd, meesturen. Persoonsgegevens zijn voor de helpdesk niet van belang en in het kader van de wet AVG verzoeken wij vriendelijk maar wel dringend om deze niet mee te sturen of volledig  te maskeren.

In de “Gebruikershandleiding beheer cliëntgegevens”  (zie ‘documenten’ in de linkerkolom binnen het portaal) vindt je een hoofdstuk over de diverse verhuisscenario’s. Hier staat stap voor stap uitgewerkt wat je kunt doen om de verhuisbeweging via het portaal tot stand te brengen.

Indien de verificatielink in de e-mail niet meer geldig is dien je jouw e-mailadres te wijzigen om een nieuwe verificatie e-mail te ontvangen. Dit gaat als volgt; je klikt in je profiel op “wijzigen”. Je dient het e-mailadres te wijzigen in een ander e-mailadres of je kunt bijvoorbeeld een letter achter .nl zetten. Vervolgens klik je op opslaan. Daarna kun je wederom op wijzigen klikken, het e-mailadres correct invoeren en wederom op opslaan klikken. Als het goed is zou er dan een nieuwe verificatiemail moeten komen. Controleer dit ook altijd in de spam-folder van je mailbox.

Als eerste moet je je e-mailadres hebben geverifieerd. Bij het eerste autorisatieverzoek kun je maar voor één instelling/ AGB-code autorisatie aanvragen. Zodra je als indiceerder geautoriseerd bent  voor één instelling, kun je vervolgens meerdere autorisatieverzoeken gelijktijdig aanvragen.

De resultaten worden in de avond/ nacht nadat je de e-learning hebt gevolgd verwerkt. Na het behalen van een e-learning, zal deze de volgende dag dus afgevinkt zijn in je profiel. De punten voor de diverse beroepsregisters worden eens per maand verwerkt. Heb je de e-learning in januari doorlopen, dan zullen de punten in februari zichtbaar zijn.

Samenvoegen is helaas niet mogelijk. De behaalde resultaten kunnen echter wel in het Zorginfo Verstrekkingen  Portaal vermeld worden bij uw nieuwe certificaat. Hiervoor kun je contact opnemen met het Zorgkantoor. Zij kunnen de behaalde modules afvinken in uw huidige certificaat. Contactgegevens vind je onder de knop help -> contact.

Sinds April 2021 is er een nieuw leerplatform in gebruik. Binnen dit platform kun je de sindsdien behaalde resultaten altijd terugzien in uw profiel. We hebben voor de overgang een aantal keer herinneringsberichten gestuurd om de certificaten uit de oude omgeving te downloaden. Ben je dit vergeten of ben je ze per ongeluk kwijt geraakt? De certificaten kunnen opnieuw worden opgemaakt en aangeleverd. Hier zijn echter wel administratiekosten aan verbonden. Via de link: https://leren.zorgplan.nl/course/heraanlevering-oude-e-learning-certificaten  kom je in de juiste omgeving om aanvraag voor certificaten te doen.

De resultaten worden in de avond/ nacht nadat je de e-learning heeft gevolgd verwerkt. Na het behalen van een e-learning, zal deze de volgende dag afgevinkt zijn in je profiel. De punten voor de diverse beroepsregisters worden eens per maand verwerkt. Heb je de e-learning in januari doorlopen, dan zullen de punten in februari zichtbaar zijn.

Indien je voor beide locaties bent geautoriseerd, kun je een verhuisbeweging tot stand brengen. Je opent de cliëntgegevens middels ‘overzicht cliënten’ en je klikt nadien op de knop ‘verhuizen’. Hiermee verhuis je de cliënt naar de juiste AGB- code.

Een cliënt kan maar één keer voorkomen op een locatie. Cliëntkaarten kunnen niet samengevoegd worden of verwijderd worden i.v.m. de AVG. Het is echter wel mogelijk om het BSN nummer van de foutieve cliëntkaart te wijzigen naar een fictief nummer. (Een fictief nummer kan je aanmaken op de website www.testnummers.nl).  Hierna kun je deze cliëntkaart archiveren en de juiste cliëntkaart inclusief hulpmiddelen verhuizen. Het is voornamelijk belangrijk dat de rolstoel op de juiste locatie geregistreerd staat.

De Zorgkantoren houden landelijk in een lijst bij welke zorg-locaties in aanmerking komen voor Wlz-zorg. Deze lijst gebruiken wij in het portaal. In de meeste gevallen worden wijzigingen (toevoegingen/naamswijziging/sluitingen) hierin automatisch doorgevoerd. Maar: als de AGB-code van uw instelling niet op de lijst staat, is de locatie (nog) niet aangemerkt voor WLZ-zorg en kan er (nog) geen autorisatie worden aangevraagd. Je kunt zelf checken of dit het geval is via deze link:
https://modules.istandaarden.nl/tabelbeheer/public/dynamischelijst?type=ZORGAANBIEDER

Mocht jouw instelling/ AGB code er niet bij staan, dan kun je altijd contact opnemen met de helpdesk; support@zorginfo.com

Het aanmelden of wijzigen van zorginstellingen gaat altijd via het Zorgkantoor. Zij onderhouden de landelijke lijst van AGB codes (iWlz-lijst) die zijn toegestaan voor het leveren van Wlz zorg. Wekelijks wordt er een nieuwe lijst gesynchroniseerd in het Verstrekkingen Portaal. In de meeste gevallen worden wijzigingen (toevoegen/naamswijziging/sluiten) automatisch doorgevoerd. Mocht dit niet het geval zijn dan kunt u altijd contact opnemen met de helpdesk; support@zorginfo.com

De meest recente gebruikershandleiding voor indiceerders en depothouders is te downloaden op www.Zorginfo.com. Bij de meeste zorgkantoren vind je de handleiding ook in de Documenten box, links in het menu als je bent ingelogd in het Zorginfo Verstrekkingen Portaal.

Je hebt een persoonlijk Vecozo certificaat nodig om het Zorginfo Verstrekkingen Portaal te gebruiken. Dit certificaat is gekoppeld aan jou als persoon + eventueel je behandelaarscode en wordt gebruikt om te controleren wie inlogt op Zorginfo. Je kunt dit aanvragen via de Vecozo-contactpersoon of tekenbevoegde in jouw instelling. Waarschijnlijk werkt deze persoon bij ICT of systeembeheer.

Voor het afmelden van personen kun je terecht bij de autorisatiebeheerder. Dit is in sommige gevallen een collega van jouw instelling. Is er geen autorisatiebeheerder bij de instelling, dan ligt het autorisatiebeheer bij het zorgkantoor. De autorisatiebeheerder kan op verzoek rollen verwijderen bij een persoon. Ingediende autorisatieverzoeken kun je zelf verwijderen in het profiel.

Je kunt te allen tijde uw profiel aanpassen. Je gaat hiervoor rechtsboven in het scherm naar ‘Mijn Profiel’. Hier kun je een deel van de gegevens aanpassen. Alsmede autorisatie aanvragen voor de instelling(en) waar jij indiceert.

Sommige onderdelen in het profiel (zoals naam en functie) worden  gevuld vanuit de gegevens binnen uw persoonlijke Vecozo-certificaat. Dit zijn wettelijke eisen om eventuele persoonsverwisselingen te voorkomen. Indien gewenst kun je  contact opnemen met Vecozo om dit te laten wijzigen. Je kunt hen bereiken via support@vecozo.nl of via 013-4625641.

Voor het oplossen van problemen met uw VECOZO certificaat kun je terecht bij VECOZO. Op de help-pagina van VECOZO staan de meest voorkomende problemen en antwoorden. Zit jouw antwoord hier niet bij dan kun je contact opnemen met de helpdesk van VECOZO. Via de volgende link kom je op de pagina van VECOZO: https://www.vecozo.nl/support/

Ook is het mogelijk om telefonisch (013-4625641) of per mail (support@vecozo.nl ) contact op te nemen met VECOZO

In overleg met de zorgkantoren is gekozen voor een helpdesk die bereikbaar is per mail.

Volgens de daarbij behorende afspraken moet Zorginfo binnen 5 werkdagen reageren.
In de praktijk wordt er in de meeste gevallen dezelfde dag nog gereageerd en anders de volgende dag.

Om optimaal gebruik te maken van de functionaliteiten van het Verstrekkingen Portaal is het gebruik van cookies noodzakelijk.

Voor o.a. de volgende functionaliteiten worden cookies gebruikt:

– Het openen van de laatst gebruikte instelling bij inloggen.
– Het onthouden van kolomvoorkeuren in het indicatieoverzicht (kolommen toegevoegd/verwijderd/verplaatst).
– Het onthouden van filtermogelijkheden en zoekopdrachten.

Ja. Elke cliënt waar u rolstoelen of hulpmiddelen voor indiceert staat ingeschreven op de AGB code van de locatie waar hij/zij verblijft. Je hebt dus voor elke locatie waar u indiceert een autorisatie nodig. Het is dan ook van belang om te kijken op welke locatie je bent ingelogd bent voordat u een aanvraag doet.

Je kunt binnen 1 persoonlijk Vecozo certificaat, autorisatie aanvragen voor meerdere locaties/instellingen. Het is niet nodig om meerdere certificaten te hebben.

Zodra je een autorisatieverzoek hebt ingediend wordt deze zichtbaar bij ‘autorisaties’. Zolang het verzoek nog niet is behandeld staat er de status; verzoek ingediend. Als er op jouw locatie een autorisatiebeheerder is aangewezen komt het verzoek bij diegene terecht. Mocht dit langer duren dan gewenst kun je wellicht contact met hem/haar opnemen.

Is er geen autorisatiebeheerder op locatie dan komt je verzoek bij het zorgkantoor terecht. Over het algemeen wordt er dan binnen 1 à 2 werkdagen gereageerd. Mocht dit niet zo zijn kun je contact met hen opnemen. De contactgegevensvan het zorgkantoor tref je aan onder de knop help -> contact.

Indien je niet weet wie de autorisatiebeheerder van een locatie is, kun je bij het Zorgkantoor navraag doen bij wie deze rol toegekend heeft gekregen.

De ontvangen melding heeft te maken met de cliëntgegevens die niet juist zijn ingevoerd. Dit kan aan drie dingen liggen:
1. De gegevens zijn foutief ingevoerd en komen niet overeen met het paspoort/ ID-kaart van cliënt. Het is belangrijk de gegevens te controleren op paspoort/ ID-kaart van cliënt en deze gegevens handmatig in te voeren in de cliëntkaart.
2. De gegevens zijn ‘geknipt en geplakt’ uit een ECD. Hierdoor kunnen er niet-zichtbare tekens worden meegenomen, die het systeem niet kan herkennen.  De gegevens kunnen daarom het beste handmatig worden ingevoerd.
3. Er is een spatie voor of achter het BSN geplaatst. Deze herkent het systeem niet, waardoor je deze foutmelding krijgt. Controleer in de gegevens dus even of hier sprake van is en verwijder de onnodige spaties.

Waarschijnlijk heb je jouw Vecozo-certificaat nog niet bij Zorginfo aangemeld. Navigeer naar https://www.verstrekkingenportaal.nl of naar https:/www.zorgverstrekking.nl. Na het inloggen met je VECOZO certificaat kom je vanzelf op de profielpagina waar je zich kunt aanmelden. Vervolgens dien je autorisatie aan te vragen voor de instelling waarvoor je wilt gaan indiceren.

Daarnaast is het van belang te weten dat Google Chrome en Firefox ons portaal het beste ondersteunen. Inloggen via een van deze browsers geeft het beste resultaat.

Bij het verzenden van het leveranciersformulier krijg je de keuze uit alle gecontracteerde leveranciers voor het gekozen (mobiliteits)hulpmiddel. Het zorgkantoor bepaalt welke leveranciers mogen leveren. Als jouw leverancier niet in de lijst voorkomt dan kun je contact opnemen met het Zorgkantoor. De contactgegevens tref je aan onder de knop Help-> contact.

Deze informatie kun je binnen jouw instelling achterhalen. Bij twijfel kun je contact opnemen met de cliëntadministratie. Bij sommige zorgkantoren is de rechtmatigheidscontrole geautomatiseerd en weet je direct of de cliënt de juiste indicatie heeft.

Nee, je kunt als indiceerder niet zelf de chat-functie met het zorgkantoor, ofwel de ‘Extra Informatie-module’ opstarten.
Dit gebeurt door het zorgkantoor op het moment dat de beoordelaar een aanvullende vraag wil stellen.

Indien een aanvraag wordt afgekeurd of ingetrokken geeft het Zorgkantoor hiervoor een onderbouwing. Deze is te vinden door op de betreffende indicatie te klikken in het overzicht. Vervolgens vind je de toelichting op het laatste tabblad ‘Toelichting’, of door in de aanvraag bovenin uw scherm op de knop ‘extra informatie’ te klikken.

Door het klikken op ‘Volgende’ in een indicatie wordt de informatie automatisch bewaard. Op bepaalde pagina’s is er ook een extra knop ‘Opslaan’ beschikbaar. Als je later Zorginfo weer opstart kun je de betreffende indicatie altijd terugvinden bij de cliëntpagina. Je herkent de indicatie aan de status; ‘Gestart’.

Als indiceerder kun je te allen tijde de aanvraag bekijken door de indicatie te openen. Je komt dan in het Indicatiedetail scherm. Je kunt het leveranciersformulier hier zien en je kunt het hier ook verzenden. Er wordt dan per mail een beveiligde link naar het leveranciersformulier verstuurd naar de leverancier. De leverancier ziet beperkte informatie: medisch inhoudelijke gegevens worden afgeschermd en er worden alleen productspecificaties en NAW gegevens getoond.

Je kunt gebruik maken van de knop ‘dupliceren’ en nadien kiezen voor ‘ik wil de indicatie herstellen, opnieuw indienen of iets toevoegen/verwijderen’. Hiermee maak je een nieuwe indicatie aan en zal de voorgaande worden geannuleerd. Als het om een mobilitietshulpmiddel gaat en je wilt het zelfde poolnummer invoeren in het duplicaat, dan kan het zijn dat dit poolnummer niet beschikbaar is, omdat het nog gereserveerd is vanuit de originele aanvraag. In dit geval moet je eerst de originele aanvraag annuleren door gebruik te maken van de knop ‘annuleren’.

Als je in het duplicaat voor een ander poolnummer of hulpmiddel kiest, is het van belang dat je de depothouder/ leverancier op de hoogte stelt, omdat deze mogelijk al bezig is met het samenstellen van het hulpmiddel uit de originele aanvraag.

Je kunt een verzonden indicatie te allen tijde dupliceren. Je vindt de dupliceerknop in het indicatiedetailscherm. Hiermee worden alle gegevens en antwoorden gekopieerd. Je kunt dan eventueel wijzigingen aanbrengen en de indicatie opnieuw verzenden.

Als je inlogt in het portaal, kun je links in beeld in het menu de optie ‘Overzicht Indicatie’ aanklikken, en zo alle aanvragen zien. In de tweede kolom wordt de status van een aanvraag weergegeven. Zo ziet je een groen vinkje bij een goedgekeurde en verwerkte aanvraag, of een rood kruis bij een afgekeurde aanvraag of ingetrokken melding. Ook kun je deze lijst filteren waardoor je alleen alle goedgekeurde of alleen alle afgekeurde aanvragen kunt zien. Als je de aanvraag opent kun je op het laatste tabblad de toelichting van de beoordelaar lezen.

Als je een aanvraag start wordt de aanvraag tussentijds opgeslagen, iedere keer als je op de knop ‘Volgende’ klikt. Op bepaalde pagina’s is er ook een extra knop ‘Opslaan’ beschikbaar, deze werkt op dezelfde manier. Als je later Zorginfo weer opstart kun je de betreffende indicatie altijd terugvinden bij de cliëntpagina. Je herkent de indicatie aan de status; ‘Gestart’.

Nee, je kunt als indiceerder niet zelf de chat functie, ofwel de ‘Extra Informatie- module’ opstarten.
Dit gebeurt door het zorgkantoor op het moment dat de beoordelaar een aanvullende vraag wil stellen.

Als je een Client aanklikt in het client overzicht, dan geeft het Verstrekkingen Portaal de mogelijkheid/ knop ‘koppelen historische rolstoelinzet’ te koppelen aan een cliënt. Door de rolstoel te koppelen hoef je niet een geheel nieuwe aanvraag te doen voor een rolstoel die al eerder door de cliënt is gebruikt en waarbij, bedoeld of per ongeluk, de inzet is beëindigd. Dit is alleen mogelijk als er reeds een goedgekeurde aanvraag bestaat voor de betreffende rolstoel en cliënt. De aanvraag is immers al een keer goedgekeurd. Dit gebeurt vooral bij cliënten die zijn verhuisd.

Soms wordt ‘koppelen historische inzet’ ook nog gebruikt voor het koppelen van rolstoelen die in het oude Zorginfo portaal (vòòr 2014) zijn aangevraagd en goedgekeurd. Het kan zijn dat er later nog een reparatie, aanpassing of beëindiging nodig is.

Het kan voorkomen dat je na het beëindigen van een inzet, bijvoorbeeld door overlijden, nog een reparatiebon krijgt. Je kunt deze dan helaas niet meer op de normale manier invoeren.

Er dient dan een tijdelijk poolnummer aangemaakt te worden waarvoor eerst toestemming van het Zorgkantoor nodig is. Deze toestemming dien je eerst schriftelijk van het Zorgkantoor te verkrijgen en met deze toestemming kun je contact opnemen met de helpdesk van Zorginfo op support@zorginfo.com

Let op; De regels per zorgkantoor hieromtrent kunnen onderling verschillen, het is daarom verstandig zo snel mogelijk contact op te nemen met het Zorgkantoor om hun beleid hierin te achterhalen.

Bij de herinzetselectie wordt gevraagd om een poolnummer te controleren. Het kan diverse oorzaken hebben waarom een poolnummer niet herkend wordt. Meestal komt dit omdat het nummer nog niet bekend is bij de depothouder. Je kunt dan contact opnemen met de depothouder om te kijken of de rolstoel (correct) ingevoerd is.

Soms komt het voor dat er per abuis een extra leesteken (bv. spatie) wordt ingevoerd of dat het voorvoegsel wordt vergeten. Als je dupliceert, kan het zijn dat het poolnummer in de originele aanvraag nog is gereserveerd. Dan moet je deze eerst annuleren.

Wordt het poolnummer wel herkend maar is er iets anders aan de hand dan krijgt je een passende melding, en kun je de selectie aanpassen.

Kom je er toch niet uit, dan kun je altijd contact opnemen met de helpdesk; support@zorginfo.com

In overleg met de Zorgkantoren is er besloten om categorie 4 niet standaard als advies te genereren.
Een categorie 4 voorziening is een relatief ingrijpende voorziening en zal bewust gekozen en gemotiveerd moeten worden. Zo dien je aan te geven waarom de cliënt niet geholpen is met een lagere categorie voorziening.

In het Verstrekkingen Portaal wordt er gebruik gemaakt van verschillende categorieën zit- en rugondersteuning. Deze categorieën zijn ingedeeld op basis van eigenschappen die voldoen aan de functionele problematiek van de cliënt. Bij ernstige problematiek hoort een hogere categorie. Op www.Zorginfo.com, onder ‘Support’ vindt je ‘Documenten’, daar is een uitleg te vinden van de verschillende categorieën zit- en rugondersteuning. Ook vindt je hier welke merkafhankelijke oplossingen er binnen elke categorie vallen. Je treft deze uitleg in de meeste gevallen ook aan in de Documentenbox, links in het scherm.

Indien een aanvraag wordt afgekeurd of ingetrokken geeft het Zorgkantoor hiervoor een onderbouwing. Deze is te vinden door op de betreffende indicatie te klikken in het indicatieoverzicht, vervolgens vindt je de toelichting op het laatste tabblad.

Bij de productspecificaties beschrijf je de kenmerken van de gekozen producteisen. Het gaat hier dus om een beschrijving van de specifieke onderdelen van de voorziening. Zoals maatvoering en type. Dit dient in het geheel overeen te komen met de factuur die uw leverancier uiteindelijk toestuurt naar het Zorgkantoor. Je dient hier dus precies aan te geven welke specificaties de rolstoel heeft. Let op, hier hoort geen beschrijving van het functioneren of de stoornissen van de client en ook geen motivatie waarom de client deze specificatie nodig heeft.

Als indiceerder kun je te allen tijde de aanvraag bekijken. Dit doe je door de indicatie te openen. Je komt dan in het Indicatiedetail scherm. Je kunt het leveranciersformulier hier zien en je kunt het hier ook verzenden. Er wordt dan per mail een beveiligde link naar het leveranciersformulier verstuurd naar de leverancier. De leverancier ziet beperkte informatie: medisch inhoudelijke gegevens worden afgeschermd en er worden alleen productspecificaties en NAW gegevens getoond.

Je kunt gebruik maken van de knop ‘dupliceren’ en nadien kiezen voor ‘ik wil de indicatie herstellen, opnieuw indienen of iets toevoegen/verwijderen’. Hiermee maak je een nieuwe indicatie aan en zal de voorgaande worden geannuleerd. Als het om een mobilitietshulpmiddel gaat en je wilt het zelfde poolnummer invoeren in het duplicaat, dan kan het zijn dat dit poolnummer niet beschikbaar is, omdat het nog gereserveerd is vanuit de originele aanvraag. In dit geval moet je eerst de originele aanvraag annuleren door gebruik te maken van de knop ‘annuleren’.

Als je in het duplicaat voor een ander poolnummer of hulpmiddel kiest, is het van belang dat je de depothouder/ leverancier op de hoogte stelt, omdat deze mogelijk al bezig is met het samenstellen van het hulpmiddel uit de originele aanvraag.

In het ‘Overzicht indicaties’, links in beeld, kun je alle aanvragen zien. In de tweede kolom wordt de status van een indicatie weergegeven. Zo zie je een groen vinkje bij een goedgekeurde en verwerkte indicatie, een rood kruis bij een afgekeurde aanvraag of ingetrokken melding. Ook kun je deze lijst filteren waardoor je alleen alle goed- of afgekeurde aanvragen kunt zien. Als je de aanvraag opent kunt u op het laatste tabblad de toelichting van de beoordelaar lezen.

Je kunt een verzonden indicatie ten alle tijde dupliceren. Je vindt de dupliceerknop in het indicatiedetailscherm. Hiermee worden alle gegevens en antwoorden gekopieerd. Je kunt dan eventueel wijzigingen aanbrengen en de indicatie opnieuw verzenden.

Voordat je aan kunt geven dat je de rolstoel wilt overnemen van WMO moet je eerst de stappen voor de indicatie van functionele beperkingen en producteisen hebben doorlopen. Bij de stap ‘Herinzetselectie’ kan de keuze gemaakt worden waar de rolstoel vandaan komt. Hier kunt u aangeven dat je deze wenst over te nemen van de Wmo. Je dient ook een voorlopig poolnummer in te vullen, in overleg met de depothouder.

De ontvangen melding heeft te maken met de cliëntgegevens die niet juist zijn ingevoerd. Dit kan aan drie dingen liggen:
1. De gegevens zijn foutief ingevoerd en komen niet overeen met het paspoort/ ID-kaart van cliënt. Het is belangrijk de gegevens te controleren op paspoort/ ID-kaart van cliënt en deze gegevens handmatig in te voeren in de cliëntkaart.
2. De gegevens zijn ‘geknipt en geplakt’ uit een ECD. Hierdoor kunnen er niet-zichtbare tekens worden meegenomen, die het systeem niet kan herkennen.  De gegevens kunnen daarom het beste handmatig worden ingevoerd.
3. Er is een spatie voor of achter het BSN geplaatst. Deze herkent het systeem niet, waardoor je deze foutmelding krijgt. Controleer in de gegevens of hier sprake van is en verwijder de onnodige spaties.

Het is voor scootmobielen en fietsen van vóór februari 2023 niet mogelijk om de inzet te koppelen aan de cliënt én niet mogelijk om aanpassingen of reparaties door te voeren. Hierover zijn afspraken gemaakt tussen leveranciers en zorgkantoren. De aanpassing of reparatie kan daarom direct bij de leverancier worden gemeld.

Bij het verzenden van het leveranciersformulier krijg je de keuze uit alle gecontracteerde leveranciers voor het gekozen (mobiliteits)hulpmiddel. Het zorgkantoor bepaalt welke leveranciers mogen leveren. Mocht jouw leverancier niet in de lijst voorkomen kun je contact opnemen met het Zorgkantoor. De contactgegevens tref je aan onder de knop Help -> Contact.